Renfort - Assistant de Direction au Secrétariat Mutualisé de la Sdimp H/F

La sous-direction de l'immobilier, des moyens et de la performance (SDIMP) assure les fonctions de soutien des services du Premier ministre et de la DSAF dans les domaines de l'immobilier, de l'environnement de travail, de la communication, de l'information et du pilotage de la performance.

Elle définit et met en oeuvre la stratégie immobilière des services du Premier ministre et pilote sur près de 15 bâtiments les opérations de travaux et de maintenance. Elle assure les prestations nécessaires au bon fonctionnement des services et des bâtiments, notamment en matière de moyens généraux (mobiliers, fournitures, hygiène, accueil, restauration...), d'aménagement, de sécurité et de prévention des risques professionnels.

Elle élabore et met en oeuvre la stratégie de communication de la DSAF et réalise des prestations d'édition et de communication au bénéfice des services soutenus. Elle conduit et met en oeuvre la politique documentaire afin de garantir l'accès à des ressources et services documentaires adaptés à leurs besoins.

Elle accompagne enfin les SPM et la DSAF dans l'appui au pilotage stratégique de leur activité à travers le contrôle de gestion, des prestations de conseil interne et une démarche de relation client avec les services soutenus.

L'assistant (e) de direction est placé (e) sous la responsabilité directe du sous-directeur, l'assiste dans l'organisation quotidienne de son travail. Il/ elle rend compte régulièrement de ses actions.

Les fonctions du secrétariat de la sous-direction consistent à :

Missions partagées :

· Organiser les réunions de la SDIMP ;

· Préparer les ordres du jour des réunions ;

· Gérer l'agenda ;

· Accueillir physiquement les visiteurs ;

· Veiller à la circulation et à la traçabilité des courriers et parapheurs et au retour des documents ;

· Gérer et filtrer les appels téléphoniques ;

· Gérer et actualiser les contacts ;

· Enregistrer les courriers, notes et autres documents ;

· Coordonner les dossiers transversaux de la sous-direction ;

· Elaborer et diffuser des comptes rendus ;

· Préparer et constituer des dossiers ;

· Rédiger des courriers courants, mise en forme et correction de notes ;

· Mettre à jour les documents de la sous-direction ;

· Procéder aux commandes des fournitures de bureaux pour la sous-direction ;

· Actualiser les procédures du secrétariat.

Savoirs :

· Solide connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, ...) ;

· Connaissance des procédures administratives ;

· Connaissance de l'environnement professionnel.

Savoir-faire :

· Maîtrise parfaite de l'orthographe ;

· Capacités rédactionnelles ;

· Capacité à anticiper, à identifier les priorités et à rendre compte.

Savoir être :

· Rigueur ;

· Méthode ;

· Réactivité ;

· Sens de l'organisation ;

· Discrétion ;

· Qualités relationnelles ;

· Sens affirmé du contact et aisance dans le dialogue à tous niveaux.