Assistant de Direction - Insee H/F
📑 Missions du poste
Sous l'autorité du chef de la Capr de la DSE, le/la titulaire du poste a pour mission d'assurer le secrétariat de la direction et d'un département et de réaliser des tâches transverses pour la direction.
Les activités dominantes sont les suivantes:
- Mise en forme, enregistrement et diffusion des notes et courriers; rédaction d'avis de réunion et de réponses simples à des courriers;
- Organisation et préparation des réunions et de déplacements, y compris à l'étranger, constitution des dossiers de réunions, gestion de l'agenda du directeur et d'un chef de département;
- Diffusion du courrier papier et électronique, orientation et suivi des réponses à apporter, archivage des notes de la direction;
- Assurer le remplacement de l'autre secrétaire (qui assure le secrétariat des deux autres départements) en cas d'absence;
- Accueil téléphonique, filtrage/orientation des interlocuteurs
- En collaboration avec le gestionnaire budgétaire de la direction, participer au suivi des dépenses de la Direction (émettre des demandes d'achat et constater les services faits des prestataires).
👤 Profil recherché
Le/la titulaire du poste doit faire preuve d'organisation, de rigueur, d'initiative et de souplesse. Il est disponible et à l'écoute. Il/elle est régulièrement amené(e) à réorganiser ses activités en fonction des priorités du service. Il/elle est capable de mener différentes tâches de front. Une expérience réussie sur un poste équivalent dans une administration serait un plus.
Connaissances et savoirs:
Utiliser couramment les outils bureautiques standards (LibreOffice)
- Etre à l'aise en communication orale notamment en réponse téléphonique
- Savoir planifier
- Savoir s'organiser
